آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند



 

 

مدیریت موسسات خیریهبا رویکرد مکانیزه، نیازمند استفاده از چه سامانه هایی است؟

 

1.سیستم مدیریت نیکوکاران:

نقطه اشتراک تمام موسسات خیریه، نیکوکاران آنهاست. نیکوکاران درتمام موسسات خیریه رکن اصلی در درآمدزایی هستند و سرمایه گذاری روی جذب حداکثری نیکوکاران به معنای سرمایه گذاری روی  تقویت مهمترین رکن درآمدزایی موسسه است. بعبارت دیگر ثبت اطلاعات کامل نیکوکاران  و توانایی های آنها سبب ارتباطی تنگاتنگ و دوسویه خیریه با نیکوکار میگردد. اما سامانه مدیریت نیکوکارانباید چه ویژگی هایی را دارا باشد:

·         امکان درج اطلاعات کامل نیکوکاران

·         امکان درج توانایی های نیکوکار به منظور استفاده از توانایی های نیکوکاران

·         امکان طبقه بندی نیکوکاران بر اساس آدرس

·         امکان دسته بندی نیکوکاران بر اساس الویت های موسسه خیریه

·         امکان اصلاح اطلاعات نیکوکاران

·         گزارش گیری دقیق و درست از نیکوکاران طبق فیلتر های مختلف

·         ایجاد حساب کاربری برای نیکوکاران برای سوابق پرداختی و پرداخت آنلاین مبالغ کمک

 

2.سامانه ثبت و پیگیری قبوض:

آنچه موسسات خیریه باید به آن توجه فراوانی داشته باشند، ثبت دریافتی های موسسه خیریه از محل وجوهات نیکوکاران است که اهمیت آن هنگام دریافت بیلان های مالی و نمودار های درآمدی موسسه کاملا مشخص میگردد. از طرفی دریافت وجوهات بدون ایجاد سند مالی برای آنها سبب ایجاد تعارض و اختلاف در ترامه های موسسه خیریه میگردد. پس آنچه باید به آن توجه نمود آن است که ثبت اسناد مالی در موسسه به منظور جلوگیری از وقوع تعت مالی از اقدامات لازم برای موسسات خیریه است. اما نرم افزار قبوض خیریهباید دارای چه ویژگی هایی باشد:

·         امکان ثبت قبض در سرفصل های کمک متعدد

·         وجود سرفصل های کمک بر اساس نیاز هر خیریه

·         امکان تفکیک قبوض بر اساس مسیر های موجود

·         امکان دریافت تاییدیه حسابداری برای قبوض پرداختی از مسیر های غیرحضوری

·         توانایی برای دریافت گزارش های دقیق از هر نوع و با هر قالب

·         امکان درج اصلاحیه برای قبوض کمک

 

3.سامانه مدیریت صندوق صدقات:

یکی از بخش های مهم و حیاتی در برخی از موسسات خیریه، بخش صندوق صدقاتاست. این بخش در موسسات یکی از پردرآمد ترین و پر بازده ترین بخش هاست که سبب میشود علاوه بر جمع آوری مالی از نیکوکاران، یک مسیر تبلیغاتی نیز برای موسسه باشد که با تبلیغات در سطح محلات سبب افزایش نیکوکاران موسسه و در نتیجه افزایش بازدهی موسسه میگردد. به همین منظور وجود یک نرم افزار صندوق صدقات برای سیستماتیک کردن رویه های مربوط به سفارش صندوق صدقات خیریه، جزو موماتی است که چشم پوشی از آن عواقب جبران ناپذیری برای موسسات خیریه خواهد داشت. اما برای انتخاب یک نرم افزار صندوق صدقاتخوب باید به چه نکاتی توجه نمود:

·         امکان درج نوع صندوق ها(پلاستیکی، فی و .)

·         امکان درج صندوق ها بر پایه نوع و شماره سریال ها

·         توانایی درج ماموریت های تکی برای فرآیند های صندوق صدقات

·         امکان دریافت آنلاین نتایج ماموریت های صندوق صدقات از ماموران

·         امکان درج ماموریت ها بصورت خودکار و بر اساس دوره های تخلیه

·         امکان درج ماموریت های صندوق صدقات بر پایه آدرس نیکوکاران

·         امکان گزارش گیری از عملکرد مامورین

·         امکان گزارش گیری دقیق از نتایج ماموریت ها

 

4.سیستم مدیریت تاج گل خیریه:

سفارش تاج گل، بنر و استند برای مراسمات شادی و یا ترحیم، از جمله مواردیست که تقریبا در اکثر مراسمات وجود دارد. اما برخی از نیکوکاران به جای سفارش این تاج گل ها یا بنر ها به مجموعه های متولی این امر، به خیریه ها این سفارش را میدهند که سبب جمع آوری مالی از این طریق میگردد. اما عدم هماهنگی بخش های مختلف موسسه در اجرای درخواست های نیکوکاران سبب بروز مشکلات در بخش تاج گل خیریهمیگردد. پس استفاده از نرم افزار تاج گل خیریه، ضروری و حیاتیست. اما نرم افزار مدیریت تاج گلباید چه ویژگی هایی را داشته باشد:

·         امکان درج تاج گل در انبار تاج گل به تفکیک تعداد طبقات و نوع آنها

·         امکان تعیین متن درج شده بر روی تاج گل

·         امکان ثبت تعمیرات تاج گل

·         امکان درج ماموریت برای فرآیند های مربوطه

·         امکان گزارشگیری از بخش های مختلف با توجه به نیاز موسسه

·         دریافت آنلاین نتایج ماموریت ها

 

5.سیستم مددکاری خیریه:

بخش مددکاری موسسات خیریه جزو آن دسته از قسمت هایی است که همواره نیاز به پایش و کنترل دقیق دارد. این بخش تقریبا در تمام موسسات خیریه وجود دارد و مدیریت این بخش همواره یکی از چالش برانگیزترین قسمت های یک موسسه خیریه است. اما واگذاری این بخش به یک نرم افزار مددکاریپرقدرت، سبب افزایش چشمگیر و روزافزون سرعت فرآیند های اجرایی بخش مددکاری خیریهمیگردد. اما چه ویژگی هایی این افزایش سرعت را رقم میزند:

·         امکان درج مددجویان  بصورت خانوادگی و انفرادی

·         امکان درج خدمات متعدد بصورت انفرادی و یا بصورت خانوادگی

·         امکان درج وضعیت تحصیلی مددجویان(دانشجویی، دانش آموزی و.)

·         امکان درج آخرین وضعیت مددجو و پیگیری وضعیت

·         امکان ارزیابی مددجویان طبق سوالات دلخواه مطرح شده

·         وجود امکان درج وام و پیگیری اقساط مددجو

·         امکان بررسی پیگیری خدمات دریافتی مددجو از سازمان های کمک رسانی و موسسات خیریه دیگر

·         توانایی تخصیص مستمری به مددجویان

·         امکان دریافت گزارش گیری های دقیق بر اساس نیاز موسسه

 

6. سامانه کنترل و پایش مستمری

دریافت مبالغ ماهیانه کمک بصورت مداوم از نیکوکاران در سرفصل های کمک عام به موسسه یا کمک خاص به مددجو، جزو یکی از پرطرفدارترین و در عین حال چالش برانگیز ترین بخش های موسسه است.دلیل پرطرفدار بودن این بخش ثابت بودن دریافتی های ماهیانه است که سبب میگردد موسسه نسبت به یک ماه آینده خود یک نقشه راه مشخصی را تبیین نماید. اما دلیل چالش برانگیز بودن این بخش ثبت معوقات و پیگیری پرداخت هاست. که وجود یک نرم افزار مدیریت مستمریاین بخش، کمک شایانی به بهره وری بیشتر موسسه میشود. اما نرم افزار مدیریت مستمری خیریهچه ویژگی هایی را باید داشته باشد:

·         امکان درج کمک های ماهانه نیکوکاران در سرفصل های تعهدی مورد نظر

·         ثبت خودکار معوقات برای نیکوکاران بصورت ماهیانه

·         امکان افزودن ماه های آینده برای پرداخت

·         امکان حذف و اصلاح تعهد و پیوند

·         امکان گزارش گیری از تعهدات و پرداختی ها

·         گزارش گیری از تغییرات مبالغ تعهد

 

7.سیستم مدیریت شعب:

شعب خیریه ها همان بخشی است که بی توجهی به آن و عدم پایش دقیق عملکرد آنها سبب عدم پیشرفت موسسه در بخش های مختلف میشود و توجه به آن و پایش وضعیت درآمدی و عملکردی آنها سبب پیشرفت روز افزون موسسه میگردد. وجود یک نرم افزار مدیریت شعب خیریه، همان روشی است که میتوانید این پایش و کنترل را به شکلی دقیق و لحظه به لحظه انجام دهید. اما چه ویژگی هایی در نرم افزار مدیریت شعبباید وجود داشته باشد تا شما را مجاب به استفاده از آن کند:

·         امکان درج شعب

·         امکان پایش و کنترل وضعیت درآمدی شعب بصورت تفکیکی

·         امکان مشاهده کل اطلاعات شعب و اصلاح اطلاعات شعب

·         امکان پایش نمودار درآمدی شعب

·         دریافت گزارش های متعدد از شعب

 

همه ی این سیستم ها را نیاز دارید؟

اگر پاسخ شما به این سوال بله است باید بگوییم نرم افزار خیریهای که تمام این ویژگی ها را به شما ارائه دهد، ساخته شده. نرم افزاری که اطلاعات نیکوکاران، قبوض کمک، سفارشات صندوق صدقات و تاج گلو بنرو استندرا به همراه اطلاعات کامل و دقیق از مددجویان را به همراه تعهداتشان، بصورت تجمیع شده در اختیار شما قرار میدهد. میتوانید نیکوکارانتان را ثبت کنید و برای کمک هایشان قبض صادر کنید و یا تعهداتشان را پیگیری نمایید. برایشان صندوق صدقات تخصیص دهید و ماموریت ثبت کنید و تمام فرآیند های موسسه خود را به این نرم افزار خیربه بسپارید.

 

 

 

 

 

 


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

با سلام

یکی از مشکلات خیریه ما در زمینه عدم تجمیع اطلاعات است.بطوری که ما را در مدیریت خیریه دچار مشکل کرده است.افزونگی داده و عدم وجود نظام ساختار اداری مشکلی است که ادامه فعالیت را برای موسسه ما سخت کرده است در این زمینه چه پیشنهاداتی دارید؟

 

 

سلام

خدمت این دوست عزیز باید عرض کنم که مدیریت خیریه بروش سنتی چالشی است برای تمام موسسات خیریه ای که بصورت مکانیزه مدیریت نمیشوند. تنها راه رفع این مسئله مکانیزه سازی خیریه است.

برای مکانیزه سازی خیریه ها راه چاره استفاده از نرم افزار های خیریه است. که به دو روش میتوانید از آنها بهره مند شوید. یکی نوشتن یک نرم افزار اختصاصی خیریه و دیگری استفاده از نرم افزار های خیریه موجود است.

به شخصه سفارش یک نرم افزار اختصاصی را پیشنهاد نمیکنم چون این در اصل از نو اختراع کردن چرخ است. زمانی که یک نرم افزار خیریه به منظور مدیریت موسسات خیریه ساخته شده که موسسات خیریه فراوانی از آن استفاده میکنند و برای آنها رضایت بخش است، استفاده از یک نرم افزار سفارشی کاری اشتباه است.

نرم افزار خیریه آرشیت یکی از آن دسته از نرم افزار هاست که بنده به واسطه سابقه فعالیتم در موسسات خیریه دیدم و جدا از کاربردی بودن آن، عملکرد تخصصی در خیریه ها را نمیتوان نادیده گرفت.

بطور کلی بهترین راه برای مکانیزه سازی خیریه استفاده از پورتال آرشیت است.


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

رویکرد و فعالیت موسسات خیریه در چه چارچوبی باید تنظیم گردد؟

 

در یک دید کلی میتوان گفت هر موسسه خیریه ای برای رسیدن به اهداف خود نیازمند تعیین مسیری است که خیریه را از رسیدن به هدف دور ننماید و همواره در راه رسیدن به هدف خود گام بردارد. برای ترسیم این راه تا حصول اهداف نیاز به معیار و چارچوب هایی است که تعیین مسیر را به خطا نکشاند. این چارچوب به موسسات خیریه کمک میکند تا بتوانند مسیری را تا اهداف خود ترسیم کنند و به آنها در رسیدن به اهداف موسسه کمک مینماید. اما این چارچوب ها چیست؟

 

1.جذب حداکثری نیکوکاران:

"نیکوکار" همواره رکن اصلی و حیاطی در موسسات خیریه است و نقشی محوری را در گستره فعالیت های خیریه ها ایفا مینماید. پس توجه به این رکن، سبب افزایش وسعت فعالیت های خیریه و در نتیجه باعث حصول اهداف خیریه میگردد. پس سرمایه گذاری روی جذب نیکوکار، هزینه نیست بلکه زمینه چینی برای درآمدزایی است. اما چه راه هایی برای جذب نیکوکار وجود دارد:

 

·         برای نیکوکار ارزش قائل باشید!

اگر میخواهید نیکوکارتان برای کمک به شما همیشه اشتیاق داشته باشد بهترین کاری که میتوانید بکنید این است که حتی به کوچکترین کمک های او ارزش قائل باشید. از او تشکر کنید و به مناسبت های مختلف، با ارسال پیامی با او در ارتباط باشید.

·         بگذارید راحت کمک کند!

نیکوکار را به هیچ عنوان درگیر مراحل پرداخت نکنید. اگر نیکوکار را درگیر مراحل پرداخت کردید، حتی اگر پرداختی توسط نیکوکار اتفاق بیفتد، شک نکنید آخرین باری است که به شما کمک میکند.

·         راه های پرداخت به خیریه را گسترش دهید!

نیکوکار را محدود نکنید. به هیچ عنوان نیکوکار را محدود به یک روش پرداخت نکنید. نیکوکار شما اگر به یک روش پرداخت محدود شود، زمانی که به هر دلیلی نتواند از ان روش استفاده نماید، قطعا از کمک به خیریه شما پشیمان خواهد شد.

·         بگذارید نیکوکار شما را ببیند!

اگر نیکوکار، خیریه شما را نبیند، به مرور اشتیاقش برای کمک به خیریه شما را از دست میدهند. سعی کنید نیکوکار را در مراسمات مختلفی دعوت کنید و از او تقدیر و تشکر نمایید. ارتباط خیریه با نیکوکاران را در حد تلفن و پیام کوتاه نگه ندارید.

 

2.جذب درآمد

هر فعالیتی که انجام میدهید باید با هدف کسب درآمد برای خیریه باشد. البته این فعالیت ها در هنگام خدمت رسانی به مددجویان نباید با قصد کسب درآمد باشد. در کل هر نوع فعالیتی که خارج از چارچوب وظایف حمایتی یک خیریه است باید با هدف کسب درآمد باشد. چه فعالیت های اجتماعی خیریه و چه فعالیت  های خرد و کلان دیگر موسسه. اما چگونه میتوانید درآمد بیشتر را برای موسسه خود به ارمغان آورید:

 

·         جمع آوری مالی کنید!

از نیکوکاران خود جمع آوری مالی کنید. نه مبالغ کلان بلکه مبالغ اندکی که به چشم نیکوکارانتان نیاید و به او فشاری را از نظر مالی وارد ننماید. مثلا کمپینی برگزار کنید برای فعالیتی که برای موسسه بار مالی زیادی دارد و این مبلغ را از نیکوکارانتان دریافت نمایید.

·         همایش برگزارکنید!

برگزاری همایش و ذکر این نکته که عواید بدست آمده از فروش بلیط های همایش صرف چه کاری میگردد به شما در جمع آوری مالی و کم کردن از بار مالی خیریه بسیار کمک مینماید.

·         جشن بگیرید!

همیشه نیاز نیست به مددجوهایتان به شکل مالی کمک کنید. البته این روش فقط در برخی از مددجویان پاسخگو است. گاهی اوقات با برگزاری یک جشن برای مددجویانتان میتوانید آنها را شاد کنید و خاطره خوبی را برایشان رقم بزنید.

3.وسعت مددجویان

هرچه تعداد مددجویان خیریه شما افزایش یابد و بتوانید گستره بیشتری از افراد را تحت پوشش قرار دهید خیریه شما معتبر تر و در نتیجه مراجعات به موسسه شما برای اهدای کمک بیشتر میشود و شما میتوانید بیش از پیش به اهداف خود نزدیک شوید. اما چگونه میتوانیم این وسعت را در گروه مددجویان خیریه افزایش دهیم:

·         در میدان باشید!

همیشه بصورت میدانی تحقیقات انجام دهید. این تحقیقات باید در سرفصل های متعددی باشد. مثلا میزان بزه، میزان مرگ و میر، متوسط درآمد و. . این تحقیقات را از محل خیریه آغاز کنید و کم کم این تحقیقات میدانی را گسترش دهید و بر تعداد مددجویان خود بیافزایید.

·         از نیکوکارانتان کمک بخواهید!

نیکوکاران شما میتوانند به شما کمک کنند اما اینبار نه به شکل مالی بلکه با معرفی افرادی که نیاز به کمک موسسه شما دارند. این راه به شما کمک میکند براحتی گستره مددجویانتان را بیفزایید.

·         خدماتتان را گسترده کنید!

با افزایش تنوع در خدمت رسانی موسسه به مددجویان زمینه را برای معرفی خیریه خود توسط مددجویانتان فراهم کنید. از آنجایی که درد فقر و مشکلات خانواده های مستمند را فقط همین قشر درک میکنند پس این روش در محبوبیت خیریه شما نزد مددجویان بالقوه‌تان تاثیر فراوانی دارد.

4.مثل شیشه باشید

برای اینکه موسسه شما به فعالیت خود ادامه دهد، نیاز به منابع مالی دارد، و برای اینکه بتوانید منابع مالی خود را تامین کند نیاز به کمک نیکوکاران دارد. تحقیقات میدانی بیانگر این موضوعست که نیکوکاران به موسساتی که از نظر مالی شفاف نیستند و محل های خرجکرد مبالغ دریافتی در آنها مشخص نیست، به شکل مداوم کمک نمیکنند. اما برای این شفافیت به چه ابزارهایی نیاز داریم:

·         سابقه نیکوکار را به او بدهید

به هر طریقی که میتوانید سوابق کمک های نیکوکار را در اختیارش قرار دهید. این کار سبب میشود نیکوکار اعتماد زیادی به خیریه شما کند و در نتیجه با خیالی راحت تر به خیریه شما کمک کند.

·         گزارش دهید!

اگر کمپینی را برگزار کردید حتما نیکوکاران را از نتایج لحظه ای آن آگاه سازید. این کار سبب میشود نیکوکاران برای کمک به کمپین شما اشتیاق زیادی پیدا کنند تا بتوانند در کار خیری که خیریه شما زمینه آن را فراهم کرده است شریک باشند.

·         گزارش گیری کنید!

از همه چیز در خیریه گزارش داشته باشید. از نیکوکاران، مددجویان، خدمات، بیلان و . . اگر گزارشات دقیق و عملیاتی را بتوانید بدست آوردید میتوانید پیشتاز باشید. اینکه بتوانید از همه قسمت های خیریه گزارش بگیرید قابلیتی است که شما را  در ارزیابی عملکرد خیریه بسیار کمک میکند

 

 

 


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

چالش های کنونی موسسات خیریه

 

1.اعتمادسازی:

اولین چالشی که هر موسسه خیریه ای با آن روبرو میشود، اعتماد سازیست. اعتماد، همان حلقه مفقوده موسسات خیریه در کارزار موسسات خیریه است که نبود آن، به راحتی یک موسسه خیریه را به نابودی میکشاند. اما این حلقه، آنقدر هم مفقوده نیست. بلکه هر موسسه خیریه ای با اقداماتی ساده میتوانند این اعتماد را در سطح جامعه بدست آورند. این اقدامات باید در راستای شفاف سازی مالی موسسه خیریه باشد تا بتوان اعتماد را بین جامعه و موسسه خیریه ایجاد نمود.

 

2.شفاف سازی:

همانطور که گفته شد چالش اصلی یک موسسه خیریه که از بدو تاسیس با آن روبروست، اعتماد است و لازمه اعتمادسازی نیز، شفاف سازی خیریه است. اما شفاف سازی به تنهایی یک چالش برای موسسات خیریه است. اما فائق آمدن بر این چالش، بسیار بر روند فعالیت های موسسه تاثیر گذار است.اما یک موسسه خیریه برای شفاف سازی باید چه استانداردهایی را رعایت نماید:

·         باید منابع درآمدی موسسه را کاملا مشخص کنید

حتی اگر هزار تومان وارد خیریه شما شد، باید اطلاعات کامل واریزی را شامل تاریخ، منبع واریز، شناسه واریز، سرفصل واریز و . به شکل کامل مشخص باشد.

·         باید محل های خرج‌کرد شما مشخص باشد

همانند همان مطلبی که پیرامون منابع درآمدی گفته شد باید تمام اطلاعات پرداخت شما مشخص باشد.این اطلاعات نیز شامل تاریخ پرداخت، محل خرج‌کرد، شناسه پرداخت، سرفصل پرداخت و. به شکل کامل مشخص باشد.

·         باید بتوانید از تمام منابع درآمدی و محل های خرج‌کرد موسسه، گزارش بگیرید.

باید از همه چیز گزارش بگیرید. چه از درآمد ها و چه از خرج‌کرد. باید بتوانید تمام واریزی ها و پرداختی های خیریه خود را با هر نوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری کنید.

 

 

 

 

3.گزارش گیری:

اگر بخواهید از فعالیت های موسسه خود گزارش گیری کنید، باید با هر عنوانی و با هرنوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری را انجام دهید.باید بتوانید تمام موسسه خود را به اصطلاح شخم بزنید. نباید هیچ کدام از قسمت های خیریه از دید شما پنهان شود. اما اینکار چندان راحت نیست.بلکه پیش نیازهایی را لازم دارد که در ادامه به آنها میپردازیم:

·         ورود اطلاعات درست و دقیق

باید تمام اطلاعات خیریه را دقیق و درست و بصورت کامل وارد نمایید. اینکار اولین پیش نیاز یک گزارش گیری همه جانبه و کاربردیست.

·         تجمیع اطلاعات

بخش های مختلف خیریه ها با هم در ارتباط اند و گزارش گیری از بعضی آیتم ها در خیریه ها، نیازمند داده های چند قسمت مختلف است. که این امر فقط با تجمیع اطلاعات حاصل میگردد.

·         سیستم گزارش گیری

حتی اگر بتوانید اطلاعاتتان را تجمیع نمایید و اطلاعات درستی را وارد کنید، بازهم برای گزارش گیری از بخش های مختلف خیریه نیاز به یک سیستم گزارش گیری دارید.در حال حاضر مرسوم ترین سیستم گزارش گیری، نرم افزار های تحت وب خیریه است.

4.تجمیع اطلاعات:

همانطور که بیان شد، لازمه گزارش گیری، تجمیع اطلاعات است. اما چگونه میتوان این تجمیع اطلاعات را انجام داد؟ در جواب باید گفت در حال حاضر بهترین راه استفاده از تکنولوژی های روز است. یکی از روش های کاربردی تجمیع اطلاعات و مکانیزه سازی خیریه استفاده از نرم افزار های خیریه است و بهترین نرم افزار های خیریه نرم افزار های تحت وب موسسات نیکوکاری است.


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

 

 

چگونه نیکوکاران به کمک به موسسه خود ترغیب کنیم؟

نکته ای که همواره باید به آن توجه نمود این است که نیکوکاران همیشه از اینکه به انها توجه شود ، خوشحال میشوند و با رضایت بیشتری به شما کمک میکنند. پس تکریم نیکوکار و ارزش قائل شدن برای کمک های وی میتواند یکی از عواملی باشد که یک نیکوکار را برای کمک به خیریه شما کمک نماید. اما سوال اینجاست که چگونه میتوانیم رضایت نیکوکاران جلب نماییم:

·         همواره از آنها ممنون باشید: اگر نیکوکار شما حتی مبلغ اندکی را به موسسه شما کمک کرد، از او تشکر کنید. این تشکر شما از نیکوکار سبب دلگرمی نیکوکار به کمک های بیشتر به موسسه نیکوکاری شما میگردد و از طرفی او را به مرور زمان تبدیل به یک نیکوکار وفادار برای موسسه خیریه شما میکند.

·         کمک هایشان را به آنها نشان دهید: باید بتوانید تمام کمک هایی که نیکوکار شما انجام میدهد را به خود او نشان دهید. این امر به نیکوکار این دلگرمی را میدهد که مبالغ کمکی که انجام داده است ثبت شده و به او حس اعتماد به نفس میدهد که بیشتر از قبل به موسسه خیریه شما کمک کند.

·         به بهانه های گوناگون با نیکوکار خود در ارتباط باشید: در هر مراسمی به تمام نیکوکارانتان _حتی نیکوکارانی که تابه حال مبلغ بسیار ناچیزی به شما کمک کرده اند_ تبریک یا تسلیت بگویید. بهترین روش برای این ارتباط، ارسال پیام کوتاه است. باید برای تمام رویداد ها، ازجمله اضافه شدن فرد به لیست نیکوکاران موسسه نیکوکاری، ثبت قبوض، ثبت صندوقنیکوکار و. برای نیکوکارانتان پیامک ارسال کنید تا این ارتباطی که با نیکوکارانتان ایجاد کرده اید از بین نرود.

اما پس از ذکر تمام موارد فوق یک سوال در ذهن هر فردی ایجاد میشود. چگونه باید تمام اینکار ها را انجام دهیم؟ چگونه برای همه ی نیکوکارانمان پیامک ارسال کنیم؟ چگونه میتوان آنها را با نام و نام خانوادگیشان از طریق پیامک به مراسمی دعوت کرد؟ چگونه لیست کمک های آنان را به آنها نشان دهیم؟ و سوال مهمتر اینکه چگونه برای تمام فرآیند های مربوط به آنان پیامک برایشان ارسال نماییم؟

جواب تمام این سوالات در یک مفهوم گنجانده شده است و آن استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاری است.

سیستم مدیریت نیکوکاری به موسسه شما کمک میکنند تا بتوانید به راحتی به جمع کثیری از نیکوکارانتان پیامک هایی با نام و نام خانوادگی خودشان ارسال کنید. با استفاده از سیستم مدیریت نیکوکاران میتوانید به راحتی فرآیند هایی مانند درج نیکوکار، ثبت قبوض نیکوکاری، اصلاح قبوض و . را بدون دردسر و دخالت انسانی ارسال نمایید.

بطور خلاصه لازمه جذب نیکوکار، استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاران است. سیستم های مدیریت نیکوکاری به شما اجازه میده با نیکوکاران خود در ارتباط باشید. این ارتباط دوسویه ایجاد شده توسط سیستم های مدیریت نیکوکاری به خیریه شما کمک میکند به راحتی نیکوکاران خود را برای کمک بیشتر ترغیب نمایید. علاوه بر ارتباط با نیکوکاران یک دلیل دیگری که شما را برای استفاده از یک سیستم مدیریت نیکوکاری مجاب میکند، ایجاد یک بانک جامع از نیکوکارانتان است که سبب میگردد به راحتی فرآیند های مربوط به نیکوکارانتان را مدیریت نمایید.


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

 

 

روش های نوین مدیریت نیکوکاران:

نیکوکار، مهمترین رکن یک موسسه نیکوکاری است و ضعف مدیریتی در این بخش حساس سبب اخلال در عملکرد موسسه میگردد. پس باید برای مقابله با ضعف مدیریتی در این بخش از روش هایی استفاده نماییم که از طرفی سبب جذب نیکوکاران جدید شود و از طرف دیگر به حفظ نیکوکاران فعلی نیز کمک نماید.

اما برای یافتن بهترین سیستم مدیریت نیکوکاری، نیاز داریم نیازهای یک موسسه نیکوکاری را در زمینه مدیریت نیکوکاران بدانیم. در ادامه به این نیاز ها میپردازیم:

·         ثبت دقیق اطلاعات نیکوکاران: باید بتوانیم تمام اطلاعات نیکوکار را از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل ست و. را درج کنیم تا در آینده در صورت نیاز به آنها مراجعه نماییم یا بر اساس اطلاعات وارد شده از آنها گزارش گیری نماییم.

·         استفاده از مهارت های فردی نیکوکاران: اگر نیکوکار مهارت خاصی در زمینه های هنری، آموزشی و. داشته باشد باید بتوانید تمام آنها را ثبت نمایید و از آنها گزارش تهیه نمایید و در صورت نیاز به یکی از آن مهارت ها با یک جستجوی ساده بتوانید تمام نیکوکارانتان را که آن مهارت دارند ببینید.

·         امکان ثبت نیکوکاری در سرفصلهای مختلف: باید بتوانید همه کمک های نیکوکار را در هر سرفصلی که باشد ثبت کنید. و حتی در مواقع وم یک سرفصل را به سیستم اضافه یا کم نمایید.

·         امکان ثبت تعهدات: باید بتوانید تعهدات نیکوکار  را ثبت نمایید. تعهد، نیکوکار را متعد میکند تا در سررسید های ماهانه، مبلغی را به موسسه کمک نماید و باید بتوانید وضعیت پرداختی ها و معوقات یک نیکوکار را به تفکیک ماه ها مشاهده نمایید.

·         امکان تفکیک اطلاعات بر حسب شعب: سیستم مدیریت نیکوکاری خوب باید بتواند اطلاعات ورودی را به تفکیک شعب دسته بندی کند و گزارش بدهد. بطور کلی یک سیستم مدیریت نیکوکاری باید برپایه شعب بنا شده باشد.

پس میتوان گفت مهمترین عامل در انتخاب یک سیستم مدیریت نیکوکاری را ارزش گذاری سیستم بر نیکوکار دانست که باید سبب افزایش تعامل موسسه با نیکوکار شده و همچنین باعث افزایش سطح اعتماد عمومی به موسسه گردد.


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

 

 

سیستم مدیریت نیکوکاری چیست؟

سیستم های مدیریت نیکوکاری به منظور تسهیل فرآیندهای درون موسسه ای بوجود آمده اند و به کمک آنها میتوان تمام رویه های موجود در یک موسسه نیکوکاری را به شکلی دقیق و درست انجام داد و در نتیجه در هزبنه های مالی و زمانی یک موسسه نیکوکاری نهایت صرفه جویی را انجام داد.

پس میتوان گفت سیستم های مدیریت نیکوکاری به منظور افزایش بهره وری و کارایی موسسات نیکوکاری و سازمان های مردم نهاد ایجاد شده است و نتیجه استفاده از این سیستم ها توسط موسسات نیکوکاری، قطعا افزایش درآمد و کاهش هزینه هاست.

 

ویژگی های یک سیستم مدیریت نیکوکاری چیست؟

این سیستم ها باید در یک کلام "کار موسسه شما را راحت کنند". به این معنا که موسسه نیکوکاری شما نباید در استفاده از نرم افزار دچار سختی شود و این مهمترین معیار سنجش یک سیستم مدیریت نیکوکاریست.

اما این سیستم ها باید دارای ویژگی های منحصر به فردی نیز باشند، که در ادامه به انها اشاره مینماییم:

·         توانایی بالا در مدیریت نیکوکاران: پایه عملکردی یک موسسه خیریه بر اساس نیکوکاران آن موسسه است. این بدان معناست که تمام فرآیند های یک موسسه نیکوکاری وابسته به نیکوکار است. پس بسیار مهم است که نرم‌افزاری که با عنوان سیستم مدیریت نیکوکاری موسسه خود انتخاب میکنیم، بتواند پاسخگوی تمام نیاز های یک موسسه در مدیریت نیکوکاران را باشد. اما از چه معیار هایی در سنجش این توانایی استفاده نماییم:

1.قابلیت دریافت اطلاعات کامل نیکوکاران شامل: نام، نام خانوادگی، شماره همراه، آدرس طبقه بندی شده و. را داشته باشد.

2.این امکان را به موسسه بدهد تا بتوان از مهارت های یک نیکوکار نیز بهره برد. زیرا تمام آنچه یک نیکوکار در حق یک موسسه میتواند انجام دهد به شکل مالی نیست و میتواند در زمینه هایی که درآن تخصص دارد نیز به موسسه کمک کند.

3.امکان گزارشگیری دقیق و درست از نیکوکاران بر اساس نام، شناسه، جنسیت، زمینه تخصصی و.

4.وجود یک امکان برای نیکوکاران، تا بتوانند از سیستم استفاده کنند و سوابق کمک های خود را ببینند.

·         امکان مدیریت مددجویان: تمام خدمات یک موسسه نیکوکاری به مددجویان آن موسسه تخصیص میابد و طبیعی است ثبت دقیق و درست خدمات ارائه شده مهمترین رکنی است که یک نرم افزار مدیریت نیکوکاری باید از پس آن بربیاید. اما چگونه میتوان این امکان نرم افزار های نیکوکاری را سنجید؟ میتوان از این معیارها استفاده نمود:

1.امکان ثبت تمام جزئیات مددجویان از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل ست و اطلاعات حسابهای بانکی به منظور ارائه هرچه بهتر خدمات

2.امکان ثبت مددجویان به شکل خانوادگی

3.امکان تعریف محدودیت در ارائه خدمات برای مددجوبان به شکل خانوادگی و فردی

4.امکان درج خدمات خاص، مانند دانشجویی، دانش آموزی، اعطای وام و تسهیلات به مددجویان

5.امکان دریافت گزارش از مددجویان و خدمات ارائه شده به آنها

·         امکان مدیریت صندوق های صدقات:بخش صندوق صدقات موسسات نیکوکاری بخش کم هزینه و پر درآمدی برای موسسات نیکوکاری میباشد که مدیریت آن با استفاده از نرم افزار مدیریت نیکوکاری کمک شایانی در به صفر رساندن خطاهای انسانی ایفا مینماید. اما این سیستم مدیریت نیکوکاری در بخش صندوق صدقات باید چه ویژگی هایی را داشته باشد؟

1.امکان تعریف صندوق های صدقات در انواع مورد نظر و با تعداد مشخص و با قابلیت سریال دهی سیستمی با استفاده از استاندارد های موسسه

2.امکان تخصیص صندوق های ایجاد شده به نیکوکاران ثبت شده در سیستم و اطلاع رسانی عملیات تخصیص به نیکوکار

3.امکان ثبت ماموریت های تکی در عناوین متفاوت از قبیل نصب، تخلیه و بازدید

4. امکان پیگیری نتایج ماموریت های صندوق صدقات

5.امکان صدور خودکار ماموریت ها بر اساس تاریخ نصب و دوره تخلیه و همچنین بر اساس آدرس های طبقه بندی شده

 

جمع بندی

اگر بخواهیم از تمام آنچه در باالا بیان نمودیم خلاصه ای بیان کنیم بی شک باید بگوییم سیستم مدیریت نیکوکاری باید سرعت انجام فرآیند های خیریه شما را بهبود ببخشید و لازمه یافتن این سیستم مدیریت نیکوکاری تحقیق و یافتن بهترین گزینه است.

 


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

 

 

آنچه سیستم مدیریت خیریه برای موسسه خیریه شما به ارمغان می آورد؟

درآمد:

شاید مهمترین هدف یک موسسه خیریه، افزایش درآمد به منظور گسترش فعالیت ها و مددجویان است و سیستم های مدیریت خیریه این امکان را به موسسات خیریه میدهد تا بتوانند با استفاده از شفاف سازی ساختار درآمدی خیریه و سیستم خرج‌کرد خیریه خود، و در نتیجه شفاف سازی چارچوب مالی موسسه خیریه، سبب درآمدزایی خیریه شود. اما سوال اینجاست که شفاف سازی خیریه چگونه سبب افزایش درآمد خیریه میگردد؟

شفاف سازی خیریه ها میتواند به طرق مختلفی به درآمدزایی خیریه کمک نماید. در ادامه میخواهیم به این موارد اشاره نماییم:

·         ایجاد الویت: سیستم های مدیریت خیریه به موسسات نیکوکاری کمک میکند تا بتوانند با تعیین حجم مبادی ورودی مالی موسسه خیریه، نسبت به الویت بندی آنها بر اساس پارامتر های حسابداری، اقدام نمایند. در نتیجه این الویت بندی، میتوان تمرکز فعالیت های یک موسسه را بر پر بازده ترین منابع مالی موسسه قرار داد.

·         تعیین خرج‌کردها: اگر موسسه ای از سیستم مدیریت خیریه استفاده نماید میتواند مطمئن باشد تمام خرج‌کرد موسسه به شکلی دقیق و درست ثبت شده است. پس میتواند نسبت به کنترل خرج‌کرد موسسه اقدام نماید.

·         ایجاد حس اطمینان: اگر حس اعتماد را به نیکوکار خود بدهید میتوانید مطمئن باشید که او همواره به موسسه شما کمک میکند. چون اگر بتوانید این اطمینان را به نیکوکار بدهید که مبالغ کمکش هدر نمیرود و در جای درستی خرج میشود، میتوانید از او کمک های بیشتری دریافت کنید و در نتیجه سبب افزایش درآمد خیریه خود شوید.

 

مدیریت فرآیندها:

اگر موسسه خیریه برای انجام فرآیند های خود دارای قالب و سلسله مراتبی نباشد، زمانی که تعداد اطلاعات ورودی زیاد میشود، یا دچار افزونگی اطلاعات میگردد یا یک سری از اطلاعات را از دست میدهد و یک سیستم مدیریت خیریه میتواند از هردو مورد جلوگیری نماید. اگر فرآیند های یک موسسه خیریه درون یک قالب قرار گیرد و آن قالب یک سیستم مدیریت خیریه ها باشد سبب میگردد موسسه خیریه درست و دقیق فرآیند های خود را مدیریت نماید.

 

 

 


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

 

 

سیستم های مدیریت خیریه چه تغییراتی در روند مدیریت خیریه ایجاد میکند؟

در تمام مطالب قبلی درباره مزیت ها و ویژگی های یک سیستم مدیریت خیریه صحبت شده است. اما نکته ای که باید به آن توجه نمود این است که با تمام این ویژگی ها، یک سیستم مدیریت خیریه چه تغییراتی را در روند مدیریت خیریه ایجاد مینماید؟ در ادامه میخواهیم این موضوع را بررسی نماییم.

برای اینکه این تغییرات را دقیق بررسی نماییم ابتدا این تغییرات را دسته بندی مینماییم:

1.تغییراتی ساختاری    2.تغییرات عملکردی   3.تغییرات مالی

·         تغییرات ساختاری در مدیریت خیریه:

ساختار مدیریتی یک موسسه شامل تمام رویه های جاری برای انجام فعالیت های روزانه خیریه است. سیستم مدیریت خیریه به موسسات خیریه این امکان را میدهد تا بتوانند تمام رویه های موجود در خیریه را به شکلی تجمیع شده جمع آوری نماید.

سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند تا بتوانید تمام رویه های لازم برای یک موسسه خیریه را به شکلی هدفمند و دقیق بایگانی نموده و به خیریه کمک کند تا بتواند از تمام فرآیند های صورت گرفته گزارش گیری نمایند.

 

·         تغییرات عملکردی در روند فعالیت های خیریه:

زمانی که یک موسسه خیریه بوسیله سیستم مدیریت خیریه مدیریت میگردد، بعلت افزایش سرعت در ثبت و بایگانی خدمات و اطلاعات وارد شده، بهره‌وری موسسه بالا رفته و در نتیجه با افزایش راندمان موسسه میتواند سبب پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.

سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند با ارزیابی دقیق از عملکرد موسسه بتوانید مسیر حرکت موسسه را به سمت پیشرفت هموار نمایید.

 

·         تغییراتی مالی در مدیریت خیریه:

استفاده از سیستم مدیریت خیریه به موسسه شما کمک میکند تا اسناد مالی خود را در یک سامانه جامع مدیریت خیریه ثبت نمایید و از این اسناد مالی گزارش های دقیق و کاربردی تهیه نمایید.

رهاورد استفاده از سیستم مدیریت خیریه، شفاف سازی مالی خیریه ها است که سبب افزایش اعتماد عمومی نسبت به عملکرد خیریه میگردد.

 


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

 

 

 

مدیریت خیریه چگونه باید باشد؟

آنچه یک موسسه خیریه را در مسیر پیشرفت قرار میدهد مدیریت خیریه است که سبب میشود یک موسسه خیریه بتواند به راحتی راه خود را در میان دیگر موسسات خیریه بیابد و پیشرفت چشم گیری در زمینه فعالیت های خیر خواهانه داشته باشد.

اما مدیریت خیریه چگونه باید باشد تا بتواند این پیشرفت را برای خیریه رقم بزند؟

در یک کلام باید کاری کنید که "هیچ کاری از چشمان شما دور نماند". هرکاری را که در موسسه خیریه شما رخ میدهد نباید از چشمان شما دور بماند. این موضوع اولین و مهمترین اصل مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت درست خیریه کمک میکند.

اما چگونه همه ی فرآیند های موسسه خیریه خود را در دید داشته باشیم؟

در جواب باید گفت که بهترین کار استفاده از سیستم مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت خیریه کمک شایانی مینماید. این سیستم ها با گزارشات دقیق و کامل از همه قسمت های خیریه به شما در مدیریت خیریه یاری میرسانند.

چگونه گزارش های دقیقی از خیریه خود داشته باشیم؟

همانگونه که گفته شد مهمترین اصل در مدیریت خیریه این است که بتوانید گزارش بگیرید. اما گزارش گیری از خیریه ای که تمام فعالیت های آن در سیستم های پراکنده ثبت میشود و یا بصورت سنتی بایگانی میگردد غیر ممکن است. نکته مهم این است تمام آنچه در موسسه خیریه اتفاق میفتد باید بصورت تجمیع شده قابلیت گزارش گیری داشته باشد. این تجمیع اطلاعات به مدیران خیریه کمک میکند تا بتواند مدیریت خیریه خود را بوسیله گزارش گیری های تجمیع شده و دقیق به نحو احسن انجام دهند. اما این گزارش های دقیق فقط با مکانیزه سازی خیریه انجام میگردد.

چرا مدیریت خیریه بصورت مکانیزه مهم است؟

دلیل این امر این است که مکانیزه سازی خیریه ها این امکان را به آنها میدهد تا بتوانند به راحتی تمام فعالیت های یک خیریه را ثبت کنند و در نتیجه علاوه بر جلوگیری از وقوع خطاهای انسانی، در صورت وقوع خطا عملکرد تمام کارمندان خیریه را مورد ارزیابی قرار داد

چرا ارزیابی عملکرد کارمندان در مدیریت خیریه مهم است؟

نظام تشویق و تنبیه ههمواره در تمام سازمان ها برقرار است و وجود آن سبب دلگرمی کارمندان موسسه به انجام دقیق تر و درست وظایف محوله به آنان میگردد. رعایت اصل عدم یکسان در نظر گرفتن کارمندان در مدیریت خیریه، سبب ایجاد حس رقابت در میان کارمندان و درنتیجه پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.

جمع بندی

مدیریت خیریه به دلیل محدودیت بیشتر منابع مالی همواره امری چالش برانگیز برای مدیران خیریه ها بوده است که سبب شده است بسیاری از مدیران خیریه ها در مدیریت خیریه خود به مشکلاتی برخورد کنند که راه حل جامع آنها استفاده از سیستم مدیریت خیریه است.


آنچه خیریه ها با آن روبرو هستند

آخرین جستجو ها

طراحان وب دانلود رایگان مقاله10 شب سفید تخفیف ویژه فقط برای امروز مجله اینترنتی دفاع معماری مدرن رمان 98 - دانلود فیلم و سریال خارجی رمز بازی ها یه دریا گندم دانلود بانک لینک های دانلود فیلم ، دانلود سریال و دانلود آهنگ میباشد.